シューリーズ加盟店共通マニュアル

シューリーズ加盟店共通 受付マニュアル

対象読者
加盟店の受付・フロント担当者(新人含む)
初版(章・節単位で差し替え可能な構成)
管理
シューリーズ本部(改訂は本部承認のうえ全店へ配布)

0. このマニュアルの使い方

各店で設定・調整する項目一覧(導入時に必ず埋める)

# 項目 自店の設定値(記入欄) 備考
1 営業時間・定休日 ______ 電話応対で必ず案内
2 代車の台数・車種構成・輸入車対応車種 ______ 台 第7章
3 代車の貸出条件一式(任意保険・免責・運転者条件・給油・期間等) ______ 第7章 7-2
4 見積料の有無・金額・費用区分(全損時等) 有 ・ 無 / ______ 円 第10章
5 受付票・予約台帳の様式(紙/システム) ______ 第8章
6 電話の名乗り(店名の言い方) ______ 第3章
7 クレーム・難対応のエスカレーション先 ______ 店長/代表など(第11章)
8 写真・個人情報の保存先と権限 ______ 第12章
9 ネット問い合わせへの返信目安時間 ______ 時間以内 第2章
10 入庫予約の1日受入上限(工場と合意した目安) ______ 台/日 第8章
11 キャンセル料・部品発注後キャンセル・長期未引取保管料の規定 ______ 第8章 8-4

第1章 受付の役割 ― 受注率は受付で決まる

1-1. 受付は「シューリーズの第一印象」

1-2. 受付のゴールは3つだけ

  1. 必要な情報を漏れなく聞き取る(第5章のヒアリング項目)
  2. 次のアクションを必ず確定する(来店日時・入庫日・折り返し期限のいずれか。「またご連絡ください」で終わらせない)
  3. シューリーズの強みを一言添える(無料代車・永久保証書・専門店の早さ)

1-3. 受付が受注率を左右する理由


第2章 問い合わせ経路別の対応

2-1. 経路は3つ

経路 特徴 対応の要点
① ネット問い合わせ(シューリーズ広告経由) 個人客の主要入口。比較検討中。写真付きの問い合わせも多い スピード最優先。各店設定の目安時間内に一次返信し、来店(現車確認)予約に誘導
② 電話 高齢層・急ぎ・保険事故直後など スクリプト(第3章)に沿って聞き取り、来店予約へ
③ 飛び込み来店 その場で決まりやすい最重要接点 手が塞がっていてもまず声かけ。来店受付フロー(第4章)へ

2-2. ネット問い合わせ対応の標準

一次返信の文例(写真あり) 「お問い合わせありがとうございます。シューリーズ◯◯店です。お写真拝見しました。◯◯(車種)の◯◯(部位)のキズですね。同程度の修理ですと概算◯〜◯円ほどのケースが多いですが、正確なお見積りは現車を拝見して無料でお出しします(所要15〜30分)。修理にはシューリーズの永久保証書をお付けします。今週ですと◯日◯時、◯日◯時が空いております。ご都合いかがでしょうか。」

2-3. 飛び込み来店


第3章 電話応対スクリプト

3-1. 基本の型(一次受付)

受電:「お電話ありがとうございます。シューリーズ◯◯店の◯◯です。」

用件確認:「お車のキズ・ヘコミのご相談ですね。ありがとうございます。差し支えなければ、お車の車種と、キズの場所を教えていただけますか?」

共感を一言:「それはご心配でしたね。」/「ぶつけられたとのこと、大変でしたね。」

来店誘導:「正確なお見積りは、お車を拝見して無料でお出ししています。15〜30分ほどで概算までお伝えできますが、ご来店のご都合はいつ頃がよろしいですか?」

3-2. 見積予約の受け方

「では◯月◯日◯時にお待ちしております。当日は車検証をご用意ください。お名前とお電話番号をお伺いしてもよろしいですか?」

3-3. 入庫日調整・代車確認

「修理のお預かりは◯日〜◯日を予定しています。無料の代車をご用意できますが、ご入用ですか?」 「オートマ・◯人乗りでよろしいですか?チャイルドシートは必要ですか?」

3-4. よくある電話パターン別の返し

パターン 返し方
「電話で金額だけ教えて」 「概算でしたら◯〜◯円ほどのケースが多いですが、キズの深さで大きく変わります。現車を拝見すればその場で無料で正確にお出しできます」
「今日見てもらえる?」 空きがあれば即受け。無理なら「本日は◯時なら」「明日◯時なら」と必ず代替案を2つ出す
「他より安くなる?」 「専門店として適正価格でお出しし、永久保証書をお付けします。まずは無料見積で比べてください」(電話口で値引きを約束しない)
事故直後で動揺している 「お怪我はありませんか?」を最優先。→ 安全確保 → 保険会社への事故連絡の有無を確認 → 入庫・レッカーの段取りへ
営業・勧誘電話 「担当者に申し伝えます」で切り上げ、管理者に回す

第4章 来店受付フロー

来店対応は次の7ステップです。順番を崩さないこと。

① 挨拶 → ② 用件確認 → ③ ヒアリング(受付票) → ④ 損傷確認の立会
→ ⑤ 見積案内 → ⑥ 代車・納期案内 → ⑦ 次アクション確定・お見送り

ステップ① 挨拶

ステップ② 用件確認

ステップ③ ヒアリング

ステップ④ 損傷確認の立会

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お客様立会での損傷確認の様子(指差し確認)
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受付票の既存キズ記入欄の記入例

ステップ⑤ 見積案内

ステップ⑥ 代車・納期案内

ステップ⑦ 次アクション確定・お見送り

受付時の安全注意(事故車・EV/HV)

事故車・警告灯点灯車の受付では、接客より先に安全を確認します。

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EV/HVの高電圧部位(駆動用バッテリー搭載位置)の例と、事故車の隔離保管スペースの例

第5章 ヒアリング項目(受付票の標準項目)

受付時に以下を確認します。太字は受注判断・見積に直結する必須項目

車両情報(車検証から転記)

損傷・依頼内容

保険・支払い

希望条件

連絡先

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受付票(標準様式)の記入例

第6章 保険案件の受付

6-1. 追加で確認する項目

6-2. 事故連絡がまだの場合

「まず保険会社の事故受付(証券やアプリに記載のフリーダイヤル)へご連絡いただき、『修理はシューリーズ◯◯店に出します』とお伝えください。修理内容・損傷写真・お見積り資料のご説明は当店が説明窓口として保険会社に対応いたしますので、ご安心ください。なお、ご契約内容・過失割合・お支払いの可否・等級への影響については、保険会社さん・代理店さんに直接ご確認をお願いします。」

※当店が担うのは修理の技術的な説明(修理内容・写真・見積根拠)まで。示談交渉・過失割合・支払可否の交渉は保険会社とお客様(代理店)の間の話であり、当店が交渉を代理することはできません。この線引きを受付段階から明確に伝えます。

6-3. 等級・自己負担に配慮した言い回し

保険を使うかどうかは等級ダウンによる保険料増が絡むため、言い方を誤るとトラブルになります。

「保険をお使いになると、一般的に等級が下がって以後の保険料が上がる場合があります。上がり幅はご契約内容によりますので、正確には保険会社か代理店さんにご確認ください。当店では、保険を使わない場合の自費のお見積りも無料でお出しできますので、両方を見比べてお決めいただけます。」

6-4. 保険案件で必ず押さえる「同意・説明」の節目

保険案件は工程が長く、節目ごとの同意を飛ばすと後で必ず揉めます。次の5点をその都度、記録を残して行います。

  1. 入庫の同意:お預かり(分解を伴う場合はその旨も)についてお客様の同意を得る
  2. 修理着手の同意:協定成立(または金額確定)後、内容・自己負担額を説明して着手の同意を得る。協定前に着工しない(見積マニュアル第8章)
  3. 追加損傷発見時:分解後に追加損傷が見つかったら、写真を撮り追加協定を取り、お客様にも金額変動を説明してから進める
  4. 協定外作業の自費同意:協定に含まれない作業(既存キズ修理・オプション作業等)は、自費であることと金額を説明し同意を得てから行う
  5. 最終負担額の説明:納車前に、免責・過失割合等によるお客様の最終負担額を必ず説明する(納車時に初めて金額を知らせない)

6-5. 受付段階でしてはいけないこと


第7章 代車の案内・貸出手順

7-1. 案内の基本

《参考例:清田自動車》

鈑金塗装用に約20台の代車を保有。輸入車のお客様には車格・グレードに配慮した代車を優先的に充当(軽の代車しかないと輸入車オーナーの入庫ハードルが上がるため)。

7-2. 貸出条件(各店で規定し、約款・同意書に明記する)

以下の条件一式を各店で定め、貸出約款・同意書に明記したうえで、貸出時に口頭でも要点を説明します(冒頭の設定項目一覧 #3)。

条件項目 各店で決めて明記すること
任意保険・免責 代車に付けている保険の内容(対人・対物・車両)と、事故時のお客様負担(免責額
運転者の年齢条件 保険の年齢条件に合わせた貸出可否(例:21歳未満不可等)
運転者の限定 同意書に記載した本人以外の運転可否(家族運転の扱い)
給油ルール 返却時の燃料(例:貸出時と同程度で返却)
貸出期間・延長 原則修理期間中のみ。納車後の継続使用・延長時の連絡ルール
喫煙・ペット 禁煙・ペット同乗の可否と、違反時の清掃実費の扱い
交通違反・駐車料金 反則金・放置違反金・駐車料金・通行料はお客様負担であること
車格 車格・グレードの保証はないこと(配慮はするが約束しない。7-4参照)

7-3. 貸出手順(標準)

  1. 在庫確認・仮押さえ:入庫日で代車台帳を確認し、車両を割当て
  2. 条件確認:AT限定・乗車人数・チャイルドシート・喫煙可否など
  3. 書類:運転免許証の提示・確認(コピー/撮影の扱いは各店の個人情報規程に従う)。貸出約款・同意書(7-2の条件を記載したもの)に署名
  4. 車両確認:貸出前にお客様と一緒に代車の既存キズを確認・記録(返却時トラブル防止)
  5. 説明:7-2の条件の要点(免責・給油・禁煙・運転者限定)、事故時の連絡先
  6. 返却時:一緒に外装確認→燃料確認→忘れ物確認
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代車貸出同意書の記入例
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貸出前のキズ確認(お客様立会)の様子

7-4. 輸入車のお客様への配慮


第8章 入庫〜納車の予約・スケジュール管理

8-1. 基本ルール

8-2. 予約時に台帳へ入れる情報

8-3. 納期連絡の標準

納期遅延の連絡例 「シューリーズ◯◯店です。お預かりの◯◯ですが、◯◯(理由:部品の入荷遅れ等)のため、納車が◯日◯時になる見込みです。申し訳ございません。代車はそのままお使いください。」

8-4. キャンセル・長期未引取の扱い(各店で規定)

キャンセル料の考え方 - 受付・予約段階のキャンセル:原則無料で気持ちよく受ける(次の機会につなげる)。 - 部品発注後のキャンセル:返品できない部品は実費をいただく場合があることを、発注前に必ず伝えて同意を得る

発注前トーク例:「この部品は発注後のキャンセル・返品ができないため、発注してよろしいでしょうか。万一発注後にキャンセルされる場合は、部品代の実費◯◯円(税込)を頂戴いたします。」 - 作業着手後のキャンセル:着手分の実費。金額は管理者判断。 - いずれも事前に伝えていない費用は請求しない(見積料と同じ原則。事後請求は必ず揉める)。

長期未引取(納車連絡後、引き取りに来られない) 1. 電話・SMS等で連絡し、連絡した記録(日時・手段)を残す 2. 一定期間(各店設定。例:納車連絡から2週間)応答がない場合、書面で引取依頼と保管料の発生予告を通知する 3. 以降は各店規定の保管料を適用する(約款・掲示・受付時案内で事前に明示している場合のみ) - 実際の請求・処分等の対応に入る前に必ず管理者へ相談。法的手続が絡む場合は本部・専門家へ。


第9章 永久保証書の説明の仕方 ― 受注の決め手

9-1. 受付段階で必ず一度は口に出す

永久保証書はシューリーズの看板サービスです。受付が伝えなければ存在しないのと同じ。電話・返信メール・来店時のどこかで必ず一度は伝えます。

標準トーク 「当店はシューリーズ加盟店ですので、修理後に永久保証書をお付けします。塗装の色あせや剥がれなどが万一出た場合も保証する内容です。安さだけのお店との一番の違いはここだと考えています。」

9-2. 説明の注意

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永久保証書の見本(対象範囲の記載部分がわかるもの)

第10章 見積料が発生し得る場合の事前告知(全損対策)

10-1. なぜ受付で告知するのか

10-2. 告知の対象と標準トーク

対象の目安(各店判断):損傷が大きい事故車/高額修理が見込まれる車/経年の輸入車(時価下落・部品高で全損判定になりやすい)

標準トーク(受付時) 「お見積りには分解を伴う詳しい調査が必要になる場合があります。修理をご依頼いただいた場合、お見積りは無料です。ただ、保険の判定が全損(修理せず金銭でのお支払い)になった場合に限り、見積料として◯◯円を頂戴する場合がございます。あらかじめご了承いただけますか?」


第11章 クレーム・難対応の一次対応

11-1. 一次対応の三原則

  1. まず聴く・謝るのは「不快にさせたこと」:「ご不快な思いをさせて申し訳ございません」は言ってよい。非を認める言葉(「当店のミスです」)や補償の約束は一次対応では言わない
  2. 安請け合いしない:再修理・値引き・弁償の判断は必ず管理者/代表。「私の一存では決められませんので、責任者から◯時までにご連絡します」と期限を切って引き取る。
  3. 記録する:日時・お客様・内容・こちらの回答を受付票/案件記録に残す。写真があれば撮る。

11-2. パターン別

パターン 一次対応
仕上がりへの不満(色味・肌) 現車をお預かりまたは来店予約→工場責任者が現認。保証対象かは保証書基準で判断(受付は判定しない)
納期遅延への怒り 事実確認→お詫び→新納期を責任者確認のうえ回答。代車継続を案内
「入庫時になかったキズがある」 受付時の立会記録・写真を確認(第4章④が効く場面)。記録を基に責任者対応へ
金額への不満(聞いていない等) 見積書・受付票の記録を確認。記録がない口頭案内が原因なら管理者へ即エスカレーション
威圧的・過大な要求 一人で対応しない。責任者に交代し、複数名で対応。不当要求は毅然と(各店のエスカレーション先へ)

11-3. 反社会的勢力・不当要求への一次対応


第12章 個人情報・写真の取り扱い


第13章 受付完了チェックリスト

新規受付(見積来店)完了時

入庫受付(修理お預かり)完了時

納車時


付録 受付でよく使う言葉の言い換え

避けたい言い方 言い換え
「できません」「無理です」 「◯◯でしたら可能です」「◯日以降でしたらお受けできます」
「安くしておきます」(独断) 「内容とお値段は見積書で正確にお出しします」
「たぶん◯円くらい」 「同程度のケースで◯〜◯円が多いです。現車を拝見して正確にお出しします」
「保険を使わない方が得ですよ」 「保険料への影響は保険会社さんにご確認いただき、自費のお見積りと見比べてお決めください」
「全部保証します」 「保証書に記載の範囲で、しっかり保証いたします」
「板金」(表記) 「鈑金」(チェーン統一表記)

本マニュアルはシューリーズ本部の承認のもとで改訂されます。改善提案は各店から本部へお寄せください。